تفاوت بهبود مداوم و بهبود مستمر؛ روش کایزن و چرخه دمینگ

آیا کایزن همان بهبود مستمر است؟

 بهبود مستمر و کایزن فرآیندهای بهینه سازی زنجیره تامین هستند. در زنجیره ی تامین به تلاش مستمر و مداوم جهت بهبود خدمات، محصولات و یا فرآیند ها، بهبود مستمر می گویند. این تلاش به صورت بهبود افزایشی در طول زمان معمولا برای محصولات، خدمات و یا فرآیند هایی که به بلوغ یا رشد کافی رسیده اند و یا پیشرفت یک مرحله ای برای محصولات، خدمات و یا فرآیندهای جدید می باشد.

بهبود مستمر به خودی خود می تواند یک بخش جداگانه (اگر سازمان به اندازه کافی بزرگ باشد) با ماموریت (هدف) بهینه سازی جامع انواع سیستم های مدیریتی مثل مدیریت فرآیند کسب و کار، مدیریت کیفیت، مدیرت پروژه، مدیریت برنامه ریزی ها و … باشد.
بازخورد های دریافت شده از کارکنان و یا مشتریان داخل یا خارجی (هر فرآیند تشکیل شده از مراحل مختلف است و خروجی هر فرآیند ورودی فرآیند بعدی می باشد، در نتیجه مشتری داخلی شامل فرآیند هایی است که ورودی خود را از فرآیند های قبلی دریافت می کنند و مشتری خارجی مصرف کننده نهایی می باشد) باید به صورت مستمر و مداوم دریافت و بر اساس معیارهای مشخص سازمان ارزیابی شود.
هسته مرکزی بهبود مستمر، باز خورد فرآیند ها می باشد.
هدف از بهبود مستمر، شناسایی، کاهش و از بین بردن فرآیندهایی می باشد که عملکردی کمتر از حالت مطلوب دارند. یکی از راه های پیاده سازی بهبود مستمر استفاده از روش کایزن است.

کایزن:

کلمه “kaizen”که شامل ،”kai” = تغییر و  “zen” = خوب ،به معنی “تغییر برای بهتر شدن” است. به طور معمول کایزن به مجموعه اقداماتی در جهت پیاده سازی بهبود مستمر گفته می شود.

ویژگی های کلیدی روش کایزن عبارتند از:

– بهبود مستمر بر پایه ی تغییرات کوچک به جای تغییرات بزرگ و ریشه ای است.
– ایده های بهبود معمولاً توسط کارگران پیشنهاد می شود بنابراین احتمال اینکه تفاوت های ریشه ای با سازمان داشته باشد، خیلی کم است، از آن رو پیاده سازی آن ها راحت تر انجام می شود.
– پیشرفت های کوچک به نسبت تغییرات عمده نیاز به سرمایه گذاری های بزرگ ندارند.
– به جای استفاده از مشاوران گران قیمت از ایده های افراد دارای دانش در سازمان استفاده می شود.
– تمام کارکنان باید به طور مستمر و مداوم به دنبال ایده هایی برای بهبود عملکرد خود باشند.
– افراد مسئولیت کار خود را بر عهده می گیرند و کار تیمی تقویت می شود.
– هنگام پیاده سازی کایزن و بهبود مستمر سیستم، همواره توجه داشته باشید که هدف نهایی توسعه ی فرآیند های تکرار پذیر و پایدار است.

بسیاری از سازمان ها تلاش و هزینه های زیادی را صرف ایجاد ایده ای جدید می کنند که حتی تبدیل به استراتژی بلند مدت سازمان ها نمی شود.
یک مدیر کارآمد سعی می کند که بهبود مستمر و کایزن را در پروژه های خود به صورت پایدار و مکرر جاری کند، چرا که درگیر شدن کارکنان در کار باعث اعتماد سازی و تضمین بقای سازمان می باشد. در روش کایزن و بهبود مستمر این حقیقت که کارکنان مالک فرآیند ها هستند، باعث ایجاد محیطی پویا شده و کارکنان تشویق به ایجاد راه هایی برای بهبود عملکرد و گردش کار خود خواهند شد.

یکی دیگر از عناصر کلیدی برای بهبود فرآیند های سازمان و تبدیل بهبود مستمر به فرهنگ سازمانی، پاسخ به پرسش اجتناب ناپذیر (چه فایده ای برای من دارد؟) است. در کایزن کارکنان خود به این سوال پاسخ می دهند، صدای آنها شنیده شده، ایده های آنها مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته و اجرا می شود.
اجرای طولانی مدت و موفق بهبود مستمر نه تنها به پشتیبانی مدیریت بلکه به اعتماد کارکنان به روند ها نیاز دارد. کایزن و بهبود مستمر یک روش عالی برای حصول نتیجه است. علاوه بر کایزن، روش ها و استاندارد های دیگری برای ایجاد روند بهبود مستمر در سازمان ها وجود دارد، یکی از این روش ها سیستم مدیریت کیفیت و ایزو ۹۰۰۱ است که در ورژن ۲۰۱۵ علاوه به تاکید بر مبحث مشارکت کارکنان و توجه به آنها به عنوان ذینفعان و مشتریان سازمان، در ۱۰ بند استاندارد، بهبود مداوم را در سازمان یک الزام می داند.