چگونه یک کنفرانس خوب ارائه دهیم؟

چگونه یک کنفرانس خوب ارائه دهیم؟

تنظیم : سعیده خان محمدیان

قبل از آغاز مراحل آماده سازی کنفرانس بهتر است سئوالات زیر را با خود در میان گذارید:

۱- هدف از سخنرانی شما چیست؟ آیا هدف اطلاع رسانی یا آگاهی و افزایش دانش به مخاطبان است  یا متقاعد کردن ایشان است؟

۲- نکات کلیدی که می خواهید شنوندگان شما از این کنفرانس دریابند، چیست؟

۳- اطلاعات شنوندگان شما راجع به موضوع سخنرانی تان چقدر است؟

پاسخی که به این سئوالات می دهید، نحوه عملکردتان را در هر یک از چهار حوزه ای که از این پس مطرح خواهد شد، معین می کند.

این چهار عامل عبارت است از:

۱-ساختار و محتوای سخن

۲-شیوه ارائه آن

۳-بهره گیری از وسایل کمکی تصویری

۴-پاسخ گویی به پرسش های احتمالی حاضرین

درباره هر یک از این چهار عامل به ترتیب بحث خواهد شد، پیش از آن مناسب است به پاره ای از مقدمات پرداخته شود.

شروع کنفرانس :

خوشبختانه و یا متاسفانه مغز ما دوست دارد برای حفظ بقای بدن کمترین میزان انرژی را مصرف کند. به همین خاطر وقتی که فردی قرار است سخنرانی کند  مغز شما در کمتر از ۳۰ ثانیه راجع به آن فرد تصمیم گیری می کند که آیا ارزش این را دارد که به صحبت های آن فرد گوش دهم یا نه.

و اما نکته جالب اینجاست که این تصمیم گیری سریع بر اساس محتوای کلام فرد نیست بلکه مغز از موارد دیگری تاثیر می پذیرد. در همان ثانیه های اول مغز پاسخ پرسش های زیر را پیدا می کند و تصمیم نهایی را اتخاذ می کند.

به طور کلی می توانید از مطالب زیر برای شروع کنفرانس خود استفاده کنید:

• کاملا ساده

در این روش با گفتن یاد و نام خدا و سلام کنفرانس خود را شروع می کنید. همچنین این روش برای افرادی که نخستین بار کنفرانس دارند مفید هست و از استرس اولیه آن ها می کاهد.

• اشعار

اکثر افراد از این روش بهره می گیرند. می توانید متناسب با شرایط یک بیت شعر بخوانید.

• سکوت

گاهی وقت ها می توان در ابتدا هنگامی که قرار شد شروع به صحبت کنیم چند ثانیه سکوت کنیم. با این کار حتی افرادی که در حال صحبت کردن هستند سکوت می کنند و همه منتظر این هستند که ببینند شما چه چیزی قرار است بگویید.

• پرسیدن سوال

مطرح کردن سؤالی در حیطه موضوع کنفرانسی که قرار است ارائه دهید تا ذهن شنوندگان را آماده و درگیرنمایید.

• طرح مشکل

اگر بتوانید مهمترین مشکل مخاطب را شناسایی و در شروع کنفرانس بگویید برگ برنده با شماست چرا که به دقت به صحبت های شما گوش می دهد که پاسخ را بیابد.

• از مشترکات صحبت کنید.

اگر در ابتدا چیزی بگویید که کاملا مغایر پیشفرض های مخاطب باشد به احتمال زیاد شما را نادیده می گیرند. حتی اگر قرار است چنین چیزی بگویید حداقل در ابتدا نگویید و اول از مشترکات صحبت کنید.

با تمام این موارد نکته مهم که نباید از آن غافل شد این هست که باید بتوانید کل کنفرانس خود را در یک جمله بگویید. در واقع هدف سخنرانی خود را به طور شفاف بیان کنید.

ساختار

یک سخنرانی دارای بخش مقدماتی، بخش اصلی و بخش پایانی است. بخش مقدمه کنفرانس شما می باید مشتمل بر توضیحی درباره محتوا و ساختار سخنرانی تان باشد. این بخش باید شنونده را با محتوا و مضمون کنفرانس آشنا نماید. این امر به ویژه برای شنونده ای که اطلاع زیادی از حوزه مورد بحث شما ندارد بسیار مهم است. علاوه بر این، مقدمه می باید بیانگر اهداف سخنرانی باشد.

بخش اصلی سخنرانی علمی می باید به صورت منطقی پیش رود. لازم است نکات مورد نظر را به وضوح و روشنی تمام بیان نمایید و با استفاده از عبارت هایی نظیر «آنچه هم اکنون بیان کردم نشان می دهد که …» یا «از اینجا روشن می شود که …»، ارتباط منطقی بخش های مختلف سخنرانی تان را به مخاطبان خود نشان دهید. این امر به ویژه هنگامی که موضوع بحث را عوض کرده، به طرح نکات جدیدی می پردازید، اهمیت می یابد. لازم است به گونه ای پیش روید که شنونده شما دریابد که سخن گفتن درباره موضوع(الف) را به پایان رسانده و اکنون درباره موضوع (ب) مشغول سخن گفتن هستید. استفاده از عباراتی نظیر «پس از طرح این نکته که … به سراغ این بحث می روم که …» می تواند شما را در اجرای این امر یاری رساند.

در بخش پایانی سخنرانی، می باید خلاصه ای از نکات اصلی سخنرانی تان را بیان دارید. این نکته حایز اهمیت است که سخنرانی خود را به صورت کامل به پایان رسانید و از اینکه کنفرانس شما در حالت سردرگمی و آشفتگی به پایان رسد، بپرهیزید. می توانید این کار را با اظهار چند جمله نتیجه گیری که با اهدافی که در آغاز بیان کردید مرتبط باشند، به انجام رسانید. برای مثال، می توانید از این عبارت که: «امیدوارم که در این جلسه و در خلال بحث از … توانسته باشم نشان دهم که …» استفاده کنید.

ارائه

هر قدر ساختار سخنرانی شما مناسب باشد، نحوه بیان و ارائه مطالب برای شنوندگان نقش و اهمیت خاص خود را دارد. در اینجا نیز آمادگی حرف اول را می زند.

قبل از ارائه کنفرانس خود تمرین لازم را کرده و آن قدر بر مطالب مسلط شده باشید که نیازی به قرائت سخنرانی از روی برگه های کاغذ نباشد. حداکثر میتوانید از کارت ها یا اوراقی که بر روی آن سرفصل ها و عناوین اصلی یا عبارت های کلیدی سخنرانی تان نوشته شده استفاده نمایید.

در خلال سخنرانی به چهره شنوندگان خود نگاه کنید و به زمین، سقف، دیوار مقابل یا پرده پروژکتور اورهد خیره نشوید! فقط به شنوندگانتان نگاه کنید! عبارات خود را شمرده ادا کنید و تا حدی سرعت و آهنگ کلامتان را تغییر دهید تا توجه حضار را به طور مستمر به خود جلب نمایید. از زبانی که با شنونده شما تناسب دارد، بهره گیرید. این امر، به ویژه آن هنگام که مطالب تخصصی را برای افراد غیرمتخصص بیان می کنید، اهمیت دارد.

قبل از آغاز سخنرانی، با توجه به محل ارائه کنفرانس و تعداد شنوندگان، تصمیم بگیرید که ایستاده یا نشسته سخن گویید. اگر در حالت ایستاده سخنرانی می کنید، اندکی پیرامون محل استقرار خود حرکت کنید تا به دلیل یکنواخت نبودن، توجه شنوندگان در طول کنفرانس به شما باشد. باید درحین سخنرانی متناسب با محتوای سخن، حرکات دست و صورت خود را تنظیم نمایید، زیرا این عمل کمک می کند تا شنوندگان مطالب شما را بهتر بفهمند. در هر حال، تلاش کنید تا در نظر مخاطبان خود، آسوده حال و طبیعی جلوه کنید، هر چند چنین احساسی نداشته باشید.

به یاد داشته باشید که تقریباً همه مردم در حالت سخنرانی احساس نگرانی و ناآرامی دارند.

به خاطر داشته باشید که عموماً شنوندگان در جناح شما قرار دارند بدین معنا که علاقه مندند شاهد موفقیتتان باشند و اشتباهاتی که احتمالاً در نظر شما بسیار بزرگ جلوه می کند ممکن است اصلاً مورد توجه مخاطبانتان واقع نشود. اگر در حین سخنرانی ناگهان دچار اشتباهات زیادی شدید و عنان سخن را از کف دادید (امری که نه تنها برای شما بلکه برای هر کس ممکن است اتفاق بیافتد)، سخنتان را قطع کنید؛ نگاهی به نوشته هایتان بیافکنید؛ حالت اولیه خود (در چهره و …) را دوباره به دست آورید؛ نفس عمیقی بکشید و سپس با حالتی که گویا هیچ اتفاق خاصی رخ نداده است، بحثتان را ادامه دهید.

به یاد داشته باشید که هیچ کس انتظار ندارد سخنرانی شما بی عیب و نقص باشد.

اگر برای کنفرانس خود محدودیت زمانی دارید، آن را کاملاً مراعات کنید؛ نه بحث خود را از زمان مقرر طولانی تر کنید و نه آنکه آن را زودتر از موعد مقرر به اتمام رسانید.

وسایل کمکی تصویری

استفاده از وسایل کمکی تصویری به شما کمک می کند تا مطالب را به گونه ای به مخاطبان خود منتقل نمایید که آن را با سهولت بیشتری درک کنند.

انواع متعددی از وسایل کمک آموزشی تصویری وجود دارد که هدف از به کارگیری آنها تقویت عناصر شفاهی کنفرانس و سخنرانی است و از این رو، تنها زمانی باید از آنها استفاده کرد که در خدمت اظهارات شفاهی سخنران باشد. این وسایل باید کاملاً بامحتوای سخنرانی هماهنگ و متناسب و شامل نکات مهم و برجسته موضوع بوده که شما در مورد آن توضیح میدهید؛ از آوردن تمام مطالب در اسلاید خودداری کنید. قبل از ارائه کنفرانس خود درباره اهدافتان از به کارگیری یک وسیله کمک آموزشی خاص و نیز روش های دیگر ارائه همان اطلاعات بیاندیشید. چه بسا ممکن است اهداف خود را با استفاده از وسیله دیگری بهتر تأمین کنید. بکوشید مطالب خود را، تا آنجا که امکان دارد، ساده و روشن بیان نمایید. ارائه اطلاعات بسیار زیاد با استفاده از یک وسیله تصویری سبب می شود که شنوندگان شما نتوانند همه مطالب روی صفحه را بخوانند. سعی کنید وسائل تصویری مورد استفاده شما تا حد امکان سخنانتان را جذاب تر و دلپذیرتر نماید.

پرسش و پاسخ

در این بخش شنوندگان شما فرصت می یابند که در برنامه کنفرانس مشارکت نمایند، فهم خود را از مطالب شما تعمیق بخشند و به صورت غیرمستقیم، برداشت خود شما را از موضوع بیازمایند. کنفرانس شما هنوز تمام نشده است. این مطلب مهم است که عمیقاً بدانید راجع به چه سخن می گویید.

در آغاز سخنرانی خود اعلام کنید که چه زمانی آمادگی دریافت پرسش را دارید. برخی افراد علاقه مندند که سئوالات شنوندگان را در خلال سخنرانی خود و برخی دیگر تمایل دارند که پرسش ها را در پایان سخنانشان دریافت کنند. این امر کاملاً به نظر خود شما بستگی دارد چرا که این سخنرانی،سخنرانی شما است. اگر در خلال سخنرانی پرسشی مطرح شد که آمادگی پاسخگویی به آن را در آن وضعیت ندارید، این مطلب را برای شخص پرسش کننده بیان کرده، اشاره نمایید که در پایان سخنانتان به مسأله مورد نظر وی باز خواهید گشت.

وقتی یکی از حضار سئوالی را طرح می کند، ابتدا مطمئن شوید که پرسش او را کاملاً فهمیده اید. اگر اطمینان ندارید، از وی بخواهید که سئوال خود را تکرار کند یا توضیح بیشتری درباره آن بدهد و سپس به آن به صورت واضح و روشن پاسخ دهید. اگر توانِ پاسخ گفتن به سؤالی را ندارید، راه مطمئن تر آن است که صریحاً ناتوانی خود را اظهار دارید بدون آنکه بکوشید به هر طریق ممکن جوابی برای آن دست و پا کنید. این امر به ویژه زمانی اهمیت می یابد که شنونده شما درباره موضوع سخنرانی تان دارای اطلاعاتی است.

و کلام آخر اینکه؛ استاد دکتر علی محمدزاده چه نیکو فرمودند: این نحوه ارائه ی یک چیز است که اهمیت آن را مشخص می کند و این نحوه ارائه و تنظیم مطالب و پاسخگویی شما به سوالات و نقدهاست که دانایی، توانایی و مهارت های شما و میزان توجه تان را به تذکراتی که باید رعایت می کردید را، آشکار می سازد. پس خوب جمع آوری مطلب کنیم. از منابع قوی، به روز و کامل استفاده کنیم. از وسایل کمک آموزشی و شیوه های مناسب در ارائه مطلب بهره بگیریم. با تسلط، مهارت و تمرین کافی، موضوع خود را ارائه کنیم. به سوالات و نقدهای کلاسی توجه نموده و پاسخ درخور برای آن ها داشته باشیم. با هرگونه اضطراب، شتاب و هر چیزی که آرامش ما را خدشه دار می کند، مقابله بکنیم.

 

مراجع:

• کتاب دانشجوی موفق،  تیلور ام، بونسال ام؛ مترجم: سعیدی مهر م؛ فصل ۶، ص ۱۲۵ – ۱۱۹٫
• نحوه شروع کنفرانس، رزمجو ع ا؛ بازیابی شده از سایت kalamsabz.com، شانزده  مهر ماه ۱۳۹۶٫
• ارائه یک کنفرانس خوب، علی محمدزاده خ، سخنرانی در کلاس درس مدیریت آموزشی، ۱۲ مهرماه ۱۳۹۶٫