خانه / آموزشی / اصول و مبانی مدیریت / اصول و مباني برنامه ريزي در سازمان

اصول و مباني برنامه ريزي در سازمان

مقدمه:
برنامه‌ريزي، فرآيند آگاهانه تصميم‌ گيري در مورد اهداف و فعاليت هاي آينده يك فرد، گروه،واحد كاري يا سازمان است. مدير يا مديران برنامه‌ريزي، برنامه‌ريزي را با يك تحليل موقعيتي آغاز مي‌‌نمايند و درچارچوب محدوديت زماني و منابع، اطلاعات مرتبط با مسأله مورد برنامه‌ريزي را جمع‌آوري و تفسير مي‌‌نمايند؛ سپس با تأكيد بر‌خلاقيت، مديران و كاركنان را تشويق كرده تا بر پايه نگرشي وسيع به امورشان بينديشند؛ آنگاه با توجه به مزايا، مضرات و تأثيرات بالقوه هر‌گزينه، مناسبترين و امكان پذيرترين اهداف و طرح ها را برگزيده و مديران و كاركنان را توجيه نموده و منابع مورد نياز را در اختيار آنان گذاشته و به انجام آن تشويق مي‌نمايند. از آنجائيكه برنامه‌ريزي، فرآيندي پيش رونده و تكرار شونده است‌، مديران بايد بطور مستمر عملكرد واحدهاي تحت تكفل شان را از جهت تطابق با اهداف و برنامه‌ها تحت نظر داشته باشند. در مقاله حاضر شما با اين فرآيند و اصول و مباني برنامه‌ريزي آشنا خواهيد شد.

در بحث وظايف مديريت از پنج وظيفه اصلي سخن به ميان آمده است :
1- برنامه ريزي Planning
2- سازماندهي Organizing
3- به كار گماردن Staffing
4- رهبري / هدايت Directing
5- نظارت / كنترل control

البته غير از تقسيم بندي فوق نويسندگان مختلف تقسيم بنديهايي ديگري نيز ارائه داده‌اند براي نمونه لوترگيوليك وظايف هفت گانه‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌اي به شرح ذيل براي مديريت بيان كرده است :
1- برنامه ريزي Planning
2- سازماندهي Organizing
3- به كار گماردن Staffing
4- هدايت Directing
5- هماهنگ كردن Coordinating
6- گزارش دادن Reporting
7- بودجه بندي Budgeting
او با به كار بردن حروف اول كلمات فوق POSDCORB را ساخته و مورد استفاده قرار داده است.
برخي دانشمندان مديريت موضوع ايجاد انگيزه و نو آوري را به عنوان دو وظيفه مديريت دانسته و برخي ديگر بودجه بندي ، گزارش دادن و به كار گماردن را جزوء وظايف اصلي مديريت نمي‌دانند و بسياري نيز هماهنگي را به جاي وظيفه مديريت، هدف مديريت به حساب مي‌آورند
برچ در كتاب معروف خود « اصول و تجربه مديريت » مديريت را در چهار عنصر خلاصه مي‌كنند كه عبارتند از برنامه ريزي ، كنترل ، هماهنگي و ايجاد انگيزه .
فايول نيز وظايف پنجگانه اي براي مديريت قائل است كه عبارتند از : برنامه ريزي، سازماندهي ، هدايت ، كنترل و هماهنگي .
با توجه به اينكه هماهنگي بيش از آنكه يك وظيفه باشد، هدف مديريت محسوب مي گردد ؛ مي توان وظايف اصلي مديريت را در پنج عامل برنامه ريزي ، سازماندهي ، تأمين نيروي انساني ، هدايت و كنترل خلاصه كرد.
آنچه مسلم است ، برنامه ريزي بر ساير وظايف مديريت اولويت داشته و مقدم بر آن است. البته همه وظايف مديريت باهم مرتبط هستند ولي در ميان آنها برنامه ريزي از اهميت و اولويت خاصي برخوردار است . در واقع برنامه ريزي وظيفه اساسي و شالوده مديريت است

اهميت و ضرورت برنامه ريزي
همانگونه كه عنوان شد در ميان همه وظايف مديريت برنامه ريزي از اساسي‌تر‌ين آنهاست كه مانند پلي زمان حال را به آينده مرتبط مي سازد. به عبارت ديگر برنامه‌ريزي ميان جايي كه هستيم با جايي كه مي‌خواهيم به آن برويم پلي مي‌سازد و موجب مي‌شود تا آنچه را كه در غير آن حالت شكل نمي‌گيرد، پديد آيد.از آنجايي كه همه سازمانها به دنبال آنند كه منابع محدود خود را براي رفع نيازهاي متنوع و رو به افزايش خود صرف كنند. پوپايي محيط و وجود تلاطم‌ در آن، و عدم اطمينان ناشي از تغييرات محيطي بر ضرورت انكار ناپذير برنامه ريزي مي‌افزايد.
پيتر دراكر معتقد است كه ميان موثر بودن (انجام كارهاي درست) و كارآيي (درست انجام دادن كارها) تفاوت است و اين دو در مراحل انتخاب هدف ها و آنگاه در چگونگي كسب آنها توأم مي باشد .

تعريف برنامه ريزي
در متون مديريتي گاهي دو واژه planning , programming را به جاي يكديگر به كار مي برند ؛ در حالي كه programming به نوعي برنامه ريزي جزئي تر دلالت دارد. براي برنامه ريزي تعاريف متعددي ارائه شده است ؛ بطوريكه هر يك از نظريه پردازان سعي كرده اند با توجه به زمينه تخصصي خود آنرا تعريف كنند . در ذيل چند مورد از اين تعاريف ارائه شده است :
1- برنامه ريزي عبارت است از تصميم گيري در مورد اينكه چه كارهايي بايد انجام گيرد
2- برنامه ريزي عبارتست از تعيين هدف و يافتن يا پيش بيني كردن راه تحقق آن
3- برنامه ريزي عبارتست تصور و طراحي وضعيت مطلوب در آينده و يافتن و پيش بيني كردن راهها و وسايلي كه رسيدن به آن را فراهم كند.
تعريف نسبتاً جامع‌ديگري از سيريل هودسن :
برنامه ريزي يعني ارائه طريق بر عمليات آينده كه متضمن نتايج معين با هزينه مشخص و دوره زماني معلوم است.

هدف از برنامه ريزي
1- افزايش احتمال رسيدن به هدف، از طريق تنظيم فعاليتها
2- افزايش منفعت اقتصادي از طريق مقرون به صرفه ساختن عمليات
3- متمركز شدن بر طريق دستيابي به مقاصد و اهداف و احتراز از انحراف از مسير
4- مهيا ساختن ابزاري بر كنترل

انواع برنامه ريزي
برنامه ها براي مقاصد متنوعي تنظيم مي‌شوند وبه فراخور هر وضعيت به گونه‌اي متناسب با آن شكل مي‌گيرند لذا دسته بندي ذيل را براي انواع برنامه ريزي عنوان مي‌نماييم :

1- برنامه‌ريزي تخصصي
گاهي با توجه به ماهيت تخصصي برخي از وظايف مديريت براي انجام آنها برنامه‌ريزي مي‌شود. اين برنامه ريزيها را برنامه ريزي تخصصي مي‌نامند كه بر اساس وظايف مديريت در سازمان عنوان مي‌گردد.
الف- برنامه ريزي و كنترل توليد (مديريت توليد): عبارتست از تعيين نيازها و تأمين ابزار و تسهيلات و تربيت نيروي انساني لازم براي توليد محصولات و كالاها با توجه به تقاضاي موجود در بازار و نيازهاي پيش بيني نشده جامعه.
ب- برنامه ريزي نيروي انساني : در اين نوع از برنامه ريزي با تعيين افراد مورد نياز سازمان در سال هاي آينده امكانات و تسهيلات مورد نياز (انتخاب ، آموزش ، ترفيع ، بازنشستگي و …) تخمين زده مي‌شود. برنامه ريزي نيروي انساني با تهيه نمودار (ساختار) سازماني آغاز مي‌شود و مواردي نظير تهيه نمودار جانشين و ترفيع، تدوين آيين نامه استخدامي و تنظيم برنامه هاي آموزشي ضمن خدمت را در بر مي‌گيرد.
ج- برنامه ريزي مالي و تنظيم بودجه : عبارتست از تعيين ميزان و چگونگي منابع و همچنين تعيين ميزان و چگونگي مصارف مالي به منظور تأمين هدفهاي موسسه و صاحبان و كنترل كنندگان آن مي باشد.

2- برنامه ريزي عملياتي (اجرايي)
برنامه هاي اجرايي براي به اجرا درآوردن تصميمات راهبردي طرح مي‌شوند به عبارت ديگر برنامه هاي اجرايي عبارتند از تصميمات كوتاه مدت كه براي بهترين استفاده از منابع موجود با توجه به تحولات محيط اتخاذ مي‌گردند.

3- برنامه ريزي راهبردي (استراتژيك)
برنامه ريزي راهبردي در بر دارنده تصميم گيري‌هايي است كه راجع به اهداف راهبردي بلند مدت سازمان مي باشند.دراين نوع از برنامه ريزي مقاصد (مأموريت ها) و هدف‌هاي سازمان مشخص و اهداف بلند مدت به هدف هاي كمي و كوتاه كه آن را هدف گذاري مي‌نامند ، تجزيه مي گردد.

همچنين سياست هاي كلي (تدوين و تنظيم خط مشي ها) و برنامه هاي عملياتي طرح‌ريزي مي گردد.
برنامه ريزي راهبردي، آينده را پيش‌گويي نمي‌كند ولي يك مدير را مي تواند در موارد ذيل ياري دهد:
الف- فائق آمدن بر مسائل ناشي از مقتضيات آتي؛
ب- ايجاد فرصت كافي براي تصحيح خطاهاي اجتناب ناپذير؛
ج- اتخاذ تصميم هاي صحيح در زمان مناسب
د- تمركز بر انجام فعاليت هاي ضروري براي رسيدن به آينده مطلوب

ديدگاه هاي متداول در برنامه ريزي:
1- برنامه ريزي از داخل به خارج و برنامه ريزي از خارج به داخل
در برنامه‌ريزي از داخل به خارج بركارهايي تمركز مي‌شود كه سازمان در حال‌حاضر انجام مي‌دهد و تلاش مي‌شود تا آنها به بهترين صورت انجام پذيرد. برنامه‌ريزي به اين شيوه تغييرات عمده‌اي را در سازمان ايجاد نمي‌كند، ولي‌ مي‌تواند براي استفاده بهينه از منابع مفيد و موثر باشد.برنامه‌ريزي از داخل به خارج براي بهتر انجام شدن كارهاي جاري صورت مي‌پذيرد و هدف آن يافتن بهترين شيوه انجان كار است.
در برنامه‌ريزي از خارج به داخل ابتدا محيط خارجي بررسي و تحليل مي‌شود و براي استفاده از فرصت ها و به حداقل رساندن مسائل ناشي از آن برنامه‌ريزي مي‌گردد.برنامه‌ريزي ازخارج به داخل هنگامي مفيد است كه سازمان بخواهد كاري منحصر به فرد انجام دهد و هدف اين برنامه‌ريزي يافتن فرصت هاي محيطي و استفاده بهينه ازآنهاست.

2- برنامه‌ريزي از بالا به پايين و برنامه‌ريزي از پايين به بالا
در برنامه‌ريزي از بالا به پايين ابتدا مدير مالي هدف‌هاي كلان را تعيين مي‌كند و اين امكان را براي مديران سطوح ديگر فراهم مي‌آورد تا در چهارچوب هدف هاي كلان برنامه خود را تدوين كنند.
در برنامه‌ريزي از پايين به بالا با تدوين برنامه‌هايي شروع مي‌شود كه در سطوح عملياتي شكل مي‌گيرند؛ بدون آنكه به محدوديت‌هاي كلي سازمان توجه شود آنگاه اين برنامه‌ها از طريق سلسله مراتب به بالاترين سطح مديريت ارائه مي‌گردد.

3- برنامه ريزي بر مبناي هدف
در اين نوع از برنامه‌ريزي مهمترين مسائل سازمان تعريف مي‌شود و سپس با مشاركت كاركنان براي هر واحد و قسمت از يك واحد و نهايتاً براي هر فرد شاغل هدفگذاري منظمي انجام مي‌گيرد.برنامه‌ريزي بر مبناي هدف براي تركيب اهداف فردي و سازماني بكار مي‌رود و بر اين عقيده استوار است كه مشاركت توأم رئيس و مرئوس در تبديل اهداف كلي به اهداف فردي ، تأثير مثبتي بر عملكرد كاركنان دارد و تدوين پذيرش دوطرفه اهداف ، تعهد قوي تري را در كاركنان ايجاد مي‌كند ؛ تا اينكه سرپرست يك جانبه هدف گذاري كرده، آنها را به زير دستان تحميل كند.

گام هاي برنامه ريزي :
با توجه به تعاريف ارائه شده از برنامه ريزي بايد گام هايي برداشت كه پاسخگوي سوالات زير باشد :
1- كي 2- چه وقت 3- چرا 4- كجا
5- چه 6- كدام 7- چطور
بنابراين گامهايي را كه در برنامه ريزي بايد برداشت به شكل مرحله اي فرآيند زير را طي مي نمايد:

مراحل عمده برنامه ريزي
كونتز،ادانل و وايهريخ در كتاب مديريت ، مراحل برنامه‌ريزي را به صورت زير آورده‌است:
1-آگاهي از فرصت ها (مسائل و نيازها)
2-تعيين اهداف كوتاه مدت
3- تعيين مفروضات
4-تعيين گزينه‌هاي مختلف
5-ارزيابي گزينه‌هاي مختلف
6- انتخاب يك راه
7-فرموله‌كردن برنامه‌هاي فرعي
8-كمّي كردن برنامه‌ها به وسيله بودجه‌بندي
بطوريكه ملاحظه مي‌شود برنامه‌ريزي يك جريان مداوم در جهت پيشرفت فعاليّت ها براي حصول هدف ها و مقاصد از پيش تعيين شده است . از نتايج برنامه‌هاي اجرا شده نقاط ضعف و انحرافات و همچنين نقاط قوت و جنبه‌هاي مثبت بايد به منظور رفع نقايص و بهبود عمليات در آينده استفاده نمود .

برنامه‌ريزي موثر
توجه به موارد ذيل موجب موثر بودن برنامه‌ريزي مي‌گردد :
1- برنامه‌ريزي منطقي بايد داراي‌ مدت زماني باشد كه بتواند تكافوي انجام تعهدات ناشي از تصميمات امروزي ما را بكند
2- همه افراد درگير، درك صحيحي از برنامه و چگونگي اجراي آن داشته باشند
3- وجود همفكري و همكاري در امور برنامه‌ريزي
4- ايجاد شرايط مناسب براي برنامه‌ريزي از سطوح بالاي سازمان
5- شروع برنامه‌ريزي از سطوح بالاي سازمان و سازمان يافته باشد.

محاسن برنامه‌ريزي
برنامه‌ريزي در هر سازمان محاسن زيادي دارد كه مهمترين آنها به شرح ذيل است :
1- تحقق اهداف سازمان
2- برنامه‌ريزي ، به ايجاد فرصت براي اجراي تصميمها كمك مي‌كند
3- برنامه‌ريزي به اجراي منظم طرحها و تحقق اهداف سازمان كمك مي‌كند
4- برنامه‌ريزي عامل تطبيق رشد سريع فن‌‌آوري محيط با سازمان
5- برنامه‌ريزي موجب تسريع رشد ا قتصادي در سطح كلان مي‌شود
6- برنامه‌ريزي مالي و بودجه‌بندي، ابزاري براي كنترل فعاليت ها محسوب مي‌شود.
7- برنامه‌ريزي به تقويت روحيه كار گروهي كمك مي‌كند و به افزايش كارآيي سازمان مي‌انجامد

محدوديت هاي برنامه‌ريزي(محدوديت ها و معايب)
با وجود محاسن زيادي كه برنامه‌ريزي دارد ، محدوديتهايي را نيز به همرا دارد كه عبارتند از :
1- برنامه‌ريزي مستلزم صرف هزينه و وقت است
2- سازمانهاي كوچك نمي‌توانند به علت عدم توان مالي و فرصت كافي به نحو مطلوب برنامه‌ريزي كنند
3- برنامه‌ريزي ، مستلزم ايجاد محدوديت هايي است كه در كوتاه مدت حركت را در سطوح متعدد سازمان ، كند و مشكل مي‌سازد
4- برنامه‌ريزي ، بيشتر مبتني بر پيش بيني بر اساس حدس و گمان و احتمالات است و كمتر بر اساس اطلاعات قطعي انجام مي‌گيرد (پس بايد قبل از برنامه‌ريزي به دنبال شناخت وضعيت موجود سازمان باشيم)

دام هاي مهم برنامه‌ريزي موفق :
در برنامه‌ريزي موفق ، بر سر راه مدير عالي سازمان، دام هايي هست كه اگر دقت نكند در آن گرفتار خواهد شد و منجر به شكست برنامه‌هايش مي‌شود عمده ترين اين دام ها عبارتند از :
1- تفويض كردن وظيفه برنامه‌ريزي توسط مدير عالي به ديگران (بگونه‌اي كه مديريت عالي درگير نباشد)
2- درگير شدن مديريت عالي در مسائل جاري (روزمرگي) و عدم وقت كافي براي برنامه‌ريزي
3- كوتاهي درامرتدوين و تعريف اهداف (به صورت واضح)
4- كوتاهي در امر درگير ساختن مديران اجرايي مهم در فراگرد برنامه‌ريزي
5- عدم استفاده از برنامه‌ها به مثابه معيار واقعي ارزيابي عملكرد مديران
6- كوتاهي در امر ايجاد و تقويت جوّ موافق و حامي برنامه‌ريزي
7- مجزا پنداشتن فراگرد برنامه‌ريزي از ساير جنبه‌هاي فراگرد مديريت (مثلاً اطلاعات و …)
8- استفاده از طرحها و برنامه‌هاي پيچيده و انعطاف ناپذير كه مانع نوآوري سازمان مي‌شود
9- عدم ارزيابي و بازنگري برنامه‌هاي بلند مدت رؤساي بخشها و مديران توسط مديريت عالي
10- تمايل مديريت عالي به اخذ تصميم‌ها برمبناي احساسات و بينش خود

ماموريت هاي يك سازمان نيازمند به ويژگي‌هاي خاصي به شرح ذيل است:
1- شرح ماموريت بايد مفهوم و روشن باشد.
2- ماموريت ها بايد روحيه تعهد و ايثار و علاقه مديران و كاركنان را جلب كند.
3- در ماموريتها بايد هم افزايي يا هم نيرو زايي باشد يعني نتيجه تركيبي آنها بيشتر از مجموع اجزاي آن باشد.
4- در تنظيم ماموريت ها از خلاقيت و نوآوري كاركنان بويژه دريافتن راه حل ها استفاده شود.
5- اهداف دوربرد بايد منشاء ضوابط و اصول كلي سازمان باشد.

 اهداف
هر سازماني نياز به يك بيانيه روشن از هدف هاي خود دارد تا بتواند آن را مبناي همه برنامه‌ريزي‌هاي خود قرار دهد و ميزان كارآيي تصميمات اتخاذ شده را براساس آن اندازه‌گيري كند. انجام برنامه بدون رعايت اهداف سازماني موجب پراكنده كاري مي‌شود. بنابراين هدف عبارت است از بيان نتايج مورد انتظار، شامل كار مشخص و قابل اندازه‌گيري در يك محدوده زماني خاص و با هزينه‌اي معين.

 راهبردها (استراتژي ها)
راهبرد، الگويي براي پاسخ سازمان به محيط اطرافش در طول زمان مي‌باشد. در واقع راهبردهاي يك سازمان عامل عمده‌اي جهت نيل به اهداف سازمان در شرايط عدم اطمينان و رقابت محيطي است. تعاريف زير عمومي ‌ترين كاربردهاي اين واژه‌ را بيان مي‌كند.
الف) طرح هاي مربوط به هدف هاي يك سازمان و تغييرات آن، منابع به كار گرفته شده براي رسيدن به اين هدف ها و خط مشي‌ها مربوط به تامين ، استفاده يا عدم استفاده از اين منابع.
ب) تعيين هدفهاي بلند مدت يك سازمان، مشخص كردن دوره‌هاي عمليات و تخصيص منابع لازم براي دستيابي به اين هدف ها.
پس استراتژي عبارت است از ارائه تصويري از آنچه موسسه مي‌خواهد با استفاده ازنظام هدف ها و خط مشي‌هاي عمده به آن برسد. به اين ترتيب در استراتژي ها دقيقاً مشخص نمي‌شود كه موسسه چگونه مي‌خواهد به هدف هايش دست يابد. زيرا چگونگي دستيابي به اين هدف ها در طرح هاي متعدد كلي و جزئي و پشتيباني در نظر گرفته مي‌شود.

 خط مشي‌ها ( سياست ها)
خط مشي معمولاً براي تعيين بهترين انتخاب در زندگي شخص يا سازماني به كار مي‌رود. خط مشي‌ها برنامه‌هايي هستند كه تصميمات كلي را در بر مي‌گيرند و به عنوان راهبر يا راهنما يا چارچوب تفكر و يا انديشه در تصميم‌ گيري بكار مي‌روند. سياست يا خط‌مشي، يك برنامه عمومي عملي است؛ به بيان ديگر، نحوه اجراي هدف را بيان مي‌كند و حوزه رفتار مسئولان اجرايي سازمان را تعيين مي‌كند و در عين حال وسيله‌اي موثر براي كنترل عمليات است. خط مشي، راهنما و حدودي است كه تصميم هاي آتي، بايد در محدوده آن اتخاذ و معين شوند.

خط مشي بايد از ويژگي هاي ذيل برخوردار باشد:
صراحت و وضوح/ قابليت اجرا/ انعطاف‌پذيري / جامعيت / هماهنگي / مستدل بودن/ متمايز بودن از قوانين/ مدون و مكتوب بودن.

 رويه‌ها
رويه‌ها مشخص كننده شيوه عمليات و نحوه انجام كار هستند. رويه‌ها، يك برنامه زمان بندي شده بري انجام فعاليت هاي آتي هستند، در واقع رويه‌ها فقط تعيين كننده شيوه عمل در سطوح مختلف سازمانند و ممكن است هر سطح از سازمان رويه‌اي خاص خود را داشته باشد. رويه‌، راهنماي واقعي عمل است تا تفكر.

 روش ها
روشها نحوه اجراي جدول زمانبندي رويه‌ها را معين مي‌كنند. روشها، جزئيات دقيق چگونگي انجام فعاليت ها را مشخص مي‌كنند. به عنوان مثال در بازرگاني، ابتدا چند كارشناس نسبت به اهميت كالا اظهار نظر مي‌كنند؛ در صورتي كه قيمت ها مطابق با قيمت هاي صادراتي باشد آن را بسته‌بندي و صادر كنند؛ اين توالي اقدامات، رويه ناميده مي‌شود و روش ها، نحوه انجام اقدامات مذكور را معيين مي‌كند. براي مثال، به منظور صدور كالاها مي‌توان از روش هاي ارسال با هواپيما، كشتي يا قطار استفاده كرد.

دستورها (مقررات و آيين نامه‌ها)
مقررات و آيين نامه‌ها لزوم اقدام يا عدم اقدام مشخص را به صورت لازم الاجرا تعيين مي‌كنند و هيچگونه اعمال نظر مشخص را اجازه نمي‌دهند.مقررات ساده‌ترين نوع برنامه‌ها مي‌باشند. از لحاظ تفاوت، مقررات و خط مشي‌ها با هم فرق دارند مقررات بدون ترتيب زماني معين انجام عمليات را راهنمايي مي‌كنند در حالي كه‌، خط مشي‌ها يا روشهاي انجام كار ممكن است عامل زمان را در توالي انجام كار دخالت دهند. در حقيقت خط مشي‌ها به مديران حق انتخاب مي‌دهند ولي مقررات بايد بطور دقيق اجرا شوند و به اين ترتيب از آزادي عمل مدير مي‌كاهد.

 برنامه‌ها (طرح ها)
برنامه‌ها مجموعه‌هايي هستند از هدف ها، خط مشي‌ها، روش ها، و… براي اجراي يك كنش شناخته و معلوم. برنامه‌ها به گونه معمول با بودجه و اعتبار مالي پشتيباني مي شوند. گاهي اجراي يك برنامه مستلزم اجراي چند طرح كمكي ديگر است. علاوه بر اين تمام برنامه‌ها بايد بصورتي هماهنگ و زمان بندي شده و بر اساس اولويت و توالي منطقي به مورد اجرا گذاشته شوند. زيرا هر گونه شكست در اجراي هر يك از طرح هاي كمكي علاوه بر اينكه هزينه‌هاي زائدي به بار مي‌آورد، سبب به تعويق افتادن اجراي طرح اصلي خواهد شد.

 بودجه‌ها
بودجه‌ها برنامه‌هايي هستند كه ميزان درآمد و هزينه‌ مورد انتظار براي يك دوره زماني معين را مشخص مي‌كنند. به عبارت ديگر بودجه صورت مالي نتايج مورد انتظار در غالب اعداد و ارقام است؛ بودجه به عنوان تدابيري براي كنترل نيز به شمار مي‌رود؛ بودجه يك وسيله زيربنايي براي برنامة‌ريزي در بسياري از موسسات است.
بنابراين بودجه نوعي برنامه است كه در قالب آمار و ارقام بيانگر تعهدات سازمان مي‌باشد. بودجه انواع متعددي دارد؛ برخي از بودجه‌هاي بر اساس ميزان بازدهي سازماني تغيير مي‌كند كه به آنها بودجه متغير يا قابل انعطاف‌پذيري مي‌گويند.
سازمان های دولتي اغلب از بودجه‌ها برنامه‌اي كه در آنها هدف ها، جزئيات برنامه براي رسيدن به هدف ها و برآورد هزينه هر برنامه مشخص شده استفاده مي‌كنند.
نوع ديگري از بودجه كه در واقع تركيبي از بودجه متغير و بودجه برنامه‌اي است، بنام بودجه بر مبناي صفر كه در اين روش از بودجه‌بندي فرض مي‌شود كه برنامه‌ها از مبناي صفر شروع مي‌شوند.

دوره (مدت ) برنامه‌ريزي
يكي از سوالات مهمي كه در برنامه‌ريزي مطرح مي‌شود اين است كه آيا برنامه بايد كوتاه مدت، ميان مدت يا بلند مدت تنظيم شوند؟ چگونه مي‌توان برنامه‌هاي كوتاه مدت را با برنامه‌هاي ميان مدت و بلند مدت هماهنگ كرد؟ در بعضي موارد ممكن است برنامه‌ريزي ها هفتگي يا چندماهه و يا چند ساله باشند. اين پرسشها افق هاي چند گانه برنامة‌ريزي را روشن مي‌كنند.


این مطالب را نیز ببینید!

قابل توجه دانشجویان؛ آدرس دهی دکترخلیل علی محمدزاده در مقالات

قابل توجه دانشجویان و همکاران: شیوه آدرس دهی در مقالات دانشگاهی به فارسی و انگلیسی، ...