رهنمودهایی برای تشکیل و رهبری جلسات کمیته های بیمارستانی

چگونگی سازماندهی جلسات کمیته هاي بیمارستانی :

مهمترین وظایف ریاست کمیته ؛
1- صیانت از دستور کار جلسه
2- تلاش مدبرانه جهت مشارکت کلیه اعضا
3- پرهیز از غرق شدن در بحث
4- تصمیم گیري مناسب و سریع براي موارد غیر منتظره
5- جمع بندي مطالب مطرح شده و پیگیري مصوبات
6- تعامل عادلانه با کلیه اعضاء    و 7- پرهیز از خود محوری

مهمترین وظایف دبیر :
1- برنامه ریزي براي تشکیل جلسات
2- تنظیم دستور کار جلسات
3- پیگیري امور اجرایی مربوطه
4- مساعدت و همکاري با رئیس

مهمترین وظایف اعضاء :
1- مشارکت فعال در بحث کارشناسی و ارائه بحث رسا ، جامع و موثر و گویا
2- پرهیز از خروج از دستور کار و مطالب جانبی و حاشیه اي غیر مرتبط با موضوع
3- مساعدت و همکاري با رئیس و دبیر
4- در صورت نیاز انجام مطالعه جهت اظهار نظر کارشناسی

ويژگي هاي يك جلسه مفيد و موثر:
1- حضور به موقع اعضاء
2- فضاي فیزیکی مناسب
3- اطلاع قبلی اعضاء از جلسه و دستور کار آن
4- حضور کارشناسان اجرایی و علمی موضوع جلسه
5- همه اعضاء امکان و فرصت اظهارنظر داشته باشند
6- همه اعضاء علاقمند و مشتاق اظهارنظر کارشناسی باشد
7-اظهارات کارشناسی توسط منشی ، جامع و مانع در صورتجلسه منعکس شود
8- مباحث جاري در کمیته سیر منطقی داشته و جمع بندي و نتیجه گیري به خوبی انجام می شود.
9- مباحث فرعی و حاشیه اي به کلی مطرح نشود و چنانچه سهواً مطرح گردید به سرعت جریان بحث توسط رئیس جلسه به سوي دستور کار هدایت شود.
10- تصمیمات و نظرات کارشناسی اعضاء چنانچه منع منطقی نداشته باشد پیگیري و به مورد اجرا گذاشته شود.
11 – در صورت نیاز به تشکیل کمیته هاي ویژه در موضوعات خاص این کار انجام و مباحث عقیم و ابتر نماند.
12-همه اعضاء شرح وظایف کمیته را به خوبی بدانند و ملکه ذهن و حافظه خود نموده باشد
13- در صورت برخورد با موضوعاتی خارج شرح وظایف کمیته چنانچه در شرح وظایف کمیته هاي دیگر است به آنها ارجاع گردد و اگر در شرح وظایف کمیته هاي دیگر نبوده و موضوع با آنها نزدیکی نداشته و با کمیته قرابت بیشتري دارد به شرح وظایف آن کمیته اضافه شود (لازم است ابتدا پیشنهاد و پس از قبول پیشنهاد اقدام شود)
14- سازماندهی جلسه و نقش و تکالیف اعضاء مشخص باشد.
15- ریاست جلسه با تسلط کارشناسی بر مباحث جاري جریان آن را به خوبی هدایت نماید.
16-اغراض و حب و بغض هاي شخصی عرصه حضور نیابند.
17-اهداف عالی سازمانی به عنوان هدف نهایی تمام فعالیت ها در کمیته همواره مدنظر باشند.
18- تمامی اعضاء از نقش و حضور خود و دیگران در جلسه احساس رضایت داشته باشند
19- وجود برنامه مدون برگزاري جلسات.

آفات برگزاري جلسات :
1- عدم اطلاع قبلی اعضاء از زمان و دستور کار جلسه
2- مشخص ننمودن دستور کار جلسه
3- تأخیر در شروع جلسه
4- عدم حضور به موقع اعضاء جلسه
5- طولانی شدن زمان جلسه
6- عدم حضور کارشناسان خبره کمیته و موضوع دستور جلسه
7- انحراف بحث از دستور کار جلسه و مطرح نمودن مباحث حاشیه اي
8- تشکیل جلسات در ساعات نامطلوب و به گونه اي که شرکت کنندگان از آرامش کامل روانی برخوردار نباشند.
9- عدم تعهد مدیریت بیمارستان به نظرات کارشناسی.
10-انتظار اعضاء کمیته که همه مصوبات بلااستثناء و بدون توجه به سایر محدودیتها اجرا گردد.
11 -ترك جلسات توسط اعضاء بدون عذر موجه یا بدون توضیح علت آن.
12- عدم وجود فضاي فیزیکی مناسب.
13- عدم وجود دیدگاه صحیح مدیریت بیمارستان به مدیریت مشارکتی و عدم اعتقاد به برگزاري کمیته ها.
-14 عدم پیش بینی منابع لازم جهت برگزاري کمیته ها.
15-عدم توجیه و آموزش کافی اعضاء کمیته ها براي فعالیت موفق در کمیته ها.
16- سرپوش گذاشتن برروي معایب به جاي چاره جویی براي رفع آنها.
17- عدم توجیه مسئولین در سطوح مختلف.
18- برخورد سلیقه اي مدیران با کمیته ها.
19- عدم انگیزش مثبت پرسنل توسط مدیریت براي برگزاري کمیته هاي بیمارستانی.
20-درگیري بیش از حد یا اعمال نظر مسئولین در کمیته ها.
21- نقص حضور اعضاء و از جمله مسئولین اجرایی در کمیته ها.
22- عدم اجراي دقیق مصوباتی که باید توسط پزشکان رعایت شود.
23-عدم اجراي مصوبات کمیته ها.
24- تشکیل جلسات زائد و یا هدایت نشده که منجر به فوت وقت گردد.
25- فقدان نظام پاداش دهی متناسب با فعالیت اعضاء .
26-عدم پیگیري مصوبات کمیته ها تا حصول نتیجه.
27-عدم اداره صحیح و سازماندهی جلسات ( مشخص بودن رئیس ، منشی ، ناظر ، دبیر و سایر اعضاء و توجیه ایشان نسبت به وظایف خود)

برنامه ریزی برای بهبود کیفی کمیته های بیمارستان:
در راستای تحقق اهداف بیمارستان و اجرای استانداردهای اعتباربخشی خواهشمند است دبیران محترم کمیته ها در برگزاری جلسات مرکز به نکات ذیل توجه فرمایند:
1- کمیته ها طبق جدول زمانبندی به طور منظم تشکیل و تمامی صورتجلسات در هفته اول برگزاری تنظیم و يك نسخه در اختيار مسول واحد بهبود كيفيت مركز گذاشته شود
2- دبیران کمیته ها در جهت کیفی نمودن جلسات مستند سازی و پایش عملکرد کمیته ها برنامه ریزی نمایند.
3- دبیران کمیته ها باید با توجه به اهداف و رسالت تعیین شده کمیته ها را برگزار و برای اعضا دعوتنامه کتبی با درج دستور جلسه و زمان شروع و پایان جلسه داده شود.
4- صورتجلسات باید در فرمت مخصوص ثبت و نوشتن افراد حاضر و غایبین جلسه الزامی می باشد.
5- تصمیمات متخذه در جلسات باید در جلسات بعدی پیگیری شوند و تحقق یا عدم تحقق مصوبات قبلی کمیته ها مشخص شوند و مصوبات کمیته ها دارای نتیجه مشخص در جلسات بعدی باشد.

جهت تحقق اهداف بيمارستان و كمك به برنامه‌ريزي ، سازماندهي و هماهنگي فعاليت‌هاي بيمارستاني و ايجاد زمينه جهت مشاركت فعال همه پرسنل كميته‌هاي بيمارستاني تشكيل مي‌گردد . فعاليت تمام كميته‌هاي بيمارستاني ضروريست و كميته‌ها به منزله بازوي مديريت بيمارستان و مكمل آن خواهند بود .

وظايف كلي و اهداف اصلي كميته ها:
1- تعيين خط مشي و زمينه هاي عملكرد بيمارستان براي تحقق اهداف و براساس موازين و رهنمودهاي وزارت متبوع و دانشگاه
2- طراحي و برنامه ريزي اجرايي جهت تحقق اهداف مزبور
3- شناسايي مشكلات و معضلات اصلي در عملكرد بيمارستان و رهيابي جهت حل آنها
4- تلاش مستمر در جهت افزايش كيفيت و بهبود عملكرد بيمارستان و رضايت گيرندگان خدمات
5- پيشنهاد اعضا و تركيب زير كميته هاي بيمارستاني براساس موازين و رهنمودهاي وزارت متبوع و دانشگاه و دستورالعمل اجرايي ارزشيابي
6- پيگيري روند ارتقاءكيفيت خدمات بيمارستاني و ارزشيابي منظم و مستمر دروني بيمارستان

تهيه و تنظيم : شالچي ( مسول كميته هاي بيمارستاني )

www.gums.ac.ir