مقدمه ای بر ارزیابی

در ارزیابی تمرکز روی سه چیز عمده است:

– فرآیند (Process)
– پیامد (Outcome)
– اثر نهایی (Impact)

درون‌داد یا ورودی (Input) آن چیزی است که به‌نحوی وارد سیستم می‌شود و سبب تحرک سیستم می‌شود. به سخنی دیگر، مجموعه امکانات و منابع مورد نیاز برای اجرای یک فرایند را درون‌داد یا ورودی سیستم می‌نامند. ﺍصطلاحات درون‌داد و برون‌داد بر ﺁن چیزی ﺍشاره دﺍرد که به وسیله، فرایند یا سامانه‌ای وﺍرد یا از آن خارج می‌شود. برای نمونه اگر سامانه، یک آزمون باشد پاسخ‌های داده‌شده درون‌داد و نمره امتحان برون‌داد(Output) است.
به طور آرمانی، برون‌داد فقط به درون‌داد بستگی دارد و به این‌ که برون‌داد چگونه اندازه‌گیری می‌شود با به کار می‌رود.
در دانش رایانه، اطلاعات وارد شده به رایانه یا برنامه‌ای برای پردازش این داده‌ها را درون‌داد یا ورودی می‌گویند. این اطلاعات از طریق صفحه‌کلید یا پرونده‌های ذخیره‌شده بر روی دیسک وارد برنامه رایانه می‌شود.
خلاصه: آنچه كه قرار است تحت تاثير فعاليت هاي طراحي شده تغيير كند « درونداد » گفته مي شود و به شكل تغيير يافته درونداد « برونداد » گفته مي شود.

فرآیند
فرآیند مجموعه فعالیتهای متوالی و مرتبط بوده که محصول خاصی را بوجود می آورد و برای ایجاد این محصول به درون دادهای (Input) خاصی نیاز دارد که زمینه را برای درست عمل نمودن آن فراهم می سازند.
فرآیندهای موجود در هر سازمان برای دستیابی به ماموریت سازمان طراحی شده اند؛ تا با عملکرد بهتر نیازهای اساسی مشتریان را تأمین نمایند.
برای پاسخگویی به نیازها و خواسته های مشتری ها باید فرآیندهای موجود کارایی و اثر بخشی لازم را داشته باشند.
یک فرآیند زمانی کارایی لازم را خواهد داشت که بصورت درست انجام گیرد و زمانی از اثر بخشی برخوردارخواهد بود که بصورت درست انتخاب و طراحی شده باشد.
فرآیند، معرف یک یا دسته ای از فعل و انفعالات است که به منظور تبدیل داده ها به باز داده ها انجام می گیرد.
به عنوان مثال در مدرسه، تمام داده ها مانند دانش آموز، آموزگار، بودجه و تجهیزات به خاطر عمل آموزش به کار می‌رود. فرآیند همان تغییراتی است که در دانش آموزان انجام می شود و به موجب آن، آن چه را که قبلاً نمی‌دانستند یاد می گیرند.
در یک تعریف معادل می‌توان گفت:
فرآیند، یک‌سری منطقی از تراکنش‌های مرتبط با یکدیگر که ورودی را به نتایج و خروجی‌ها تبدیل می‌کند. گاهی فرآیند را جعبه تبدیل transformation یا جعبه سیاه ( black box) می نامند، زیرا در این مرحله یا در داخل این قسمت، عملیاتی انجام می شود که ممکن است قسمت یا حتی همه آن برای انسان یا بیننده، ناشناخته باشد.
پس در کل:
فرایند به مجموعه فعالیت‌های به هم پیوسته‌ای اطلاق می‌شود که برای ایجاد یک یا چند تغییر تعریف شده طراحی و پیاده شده است. در ضمن هر فرایند با یک فعالیت مشخص آغاز و با یک فعالیت مشخص نیز پایان می‌یابد. تشخیص این فعالیت‌ها از اهمیت ویژه‌ای برای شناسایی فرایند برخوردار است.

تفاوت میان «وظیفه» و «فرآیند»
تفاوت میان وظیفه(Duty یا Task) و فرآیند(Process)، همانند تفاوت میان جزء و کل است.
وظیفه واحدی از کار است؛ فعــالیتی که معمولاً یک نفر انجام می دهد.
در برابر، فرایند، گروهی از وظیفه های به هم پیوسته است که با همدیگر، نتیجه ای با ارزش از دید مشتری را به بار می آورند.
برای مثال:
انجام یک سفارش یک فرایند است؛ فعالیت هایی که کالا را به دست مشتری می رسانند. این فرایند از وظیفه های گوناگونی درست می شود. دریافت درخواست از مشتری، وارد کردن آن به رایانه، بررسی اعتبار مشتری، بررسی موجودی کالا و یا تولید، گزینش و بسته بندی سفارش، برنامه ریزی حمل و روش ارسال کالا (زمینی، دریایی، هوایی) و در پایان بارگیری و ارسال کالا به سوی مشتری.
هیچ کدام از این وظیفه ها به تنهایی ارزشی برای مشتری نمی آفرینند. حمل بدون بارگیری و یا بسته بندی بدون انتخاب کالاها از انبار، شدنی نیست. بررسی اعتبار مشتری به خودی خود یک تجزیه و تحلیل مالی است. تنها هنگامی که این فعالیتهای مستقل و جداگانه با همدیگر جمع شوند، ارزشی به وجود می آید.
بنابراین، فرایند را می توان یک زنجیره ارزش دانست که هر مرحله (هر دانه زنجیر) ارزشی به مرحله قبل می افزاید. بنابراین، فرایند های کسب و کار عبارتند از فعالیتهای اساسی در ســازمان که محدود به مرزهای وظیفه ای نیستند و منابع انسانی، مهارتهای مدیریتی و فناوری را به منظور تمرکز سازمان بر استراتژی ایجاد ارزش برای ذی‌نفعان و بخصوص مشتریان به هم مرتبط می کنند.
فرایندهای کسب و کار با فرایندهای کاری فرق دارند. فرایندهای کاری فعالیتهایی هستند که کاملاً در کنترل یک بخش خاص هستند و در واقع در مرزهای وظیفه‌ای محدود شده اند.
تفاوت روش های سنتی و فرآیندی در سازمان در جدول زیر خلاصه شده است:
معیارها (سنتی- فرآیند محور)
سازمان (وظیفه گرا – مشتری گرا)
رابطه (عمودی – افقی)
تمرکز(مسئولیت – ارزش)
واحد کار(شغل – نقش)
سطح کار(ثابت – تغییر پذیر)
ساختار(ثابت و عمودی – متغیر و تیمی)
روش کار(پیچیده – ساده)
تقسیم کار(ساده – گسترده)
نوع کار(انفرادی – تیمی)
هدف(رفع مسئولیت – قبول مسئولیت)
طبقات ساختار(زیاد – کم)
مالکیت فرآیند(ندارد – دارد)
تعریف روش(متغیر – مستند)
منابع مشتریان(غیر مشخص و ثانوی – اصلی و مشخص)
موارد مورد توجه در مورد فرآیند
به طور کلی می‌توان گفت که در مورد هر فرآیند نکات زیر صادق است:
• دارای نام یا شناسه منحصر به فرد است.
•‌‌ دارای یک هدف است.
•‌‌ مجموعه‌ گام‌ها (عملیات) مشخص و تعریف شده هستند.
•‌‌ توالی عملیات های آن دقیقا مشخص است.
• نقطه شروع و پایان گام‌های فرآیند مشخص باشد.
•‌‌ انجام‌دهند‌گان (مسئولین) هر یک از گام‌های فرآیند مشخص می باشند.
• داده‌های ورودی و خروجی مشخص است.
• شرایط آغازین و پایانی باید مشخص باشد.
اجزای فرآیند
هر فرآیند دارای 9 جزء است :
1-نقطه آغاز
2- نقطه پایان
3-درونداد
4-برونداد
5-روش
6-نیروی انسانی شاغل در فرآیند
7- مواد
8- ابزار
9- فضای فیزیکی (محیط کاری که فرآیند در آن اجرا می گردد. همانند اطاق معاینه کلاس آموزش و …)
در عین حال هر فرآیند تحت تاثیر عوامل محیطی خارج سازمانی است. این تاثیر می تواند تقویت کننده و یا تضعیف کننده روند اجرای فرآیند باشد.
در فرآیند تعامل اجزای یاد شده (در قالب فعالیت ها) به دنبال تبدیل درونداد به برونداد است. آن چیزی که خطوط کلی این تعامل را مشخص می سازد روش اجرای فعالیت هاست.
هدف از اجرای هر فرآیند تحقق برونداد مطلوب و مورد نظر است.
اهمیت و مزایای نگرش فرآیندی در سازمان
به دورنما و رسالت سازمان معنا می بخشد.
به ایجاد دیدگاه مشترک بین کارکنان کمک می کند.
کارکنان را به شناخت جامع وضعیت موجود سازمان رهنمون می سازد.
باعث می شود کارکنان به یک تحلیل جامع از وضعیت سازمان دست یابند.
وقتی تمام اجزا و قسمتهای مختلف یک مسئله شناخته شود، شناسایی عوامل موثر بر قسمتهای مختلف به راحتی امکان پذیر خواهد بود. لذا کارکنان را در انتخاب راه حل مناسب و کلیدی یاری می نماید.
فرهنگ خودسنجی را در سازمان بوجود می آورد.
با مشخص نمودن اجرای مختلف فرآیندها سنجش جامع را بوجود می آورد.
با شناخت مشتریان، به ایجاد ارتباط با آنها کمک می کند.
سازمانهای عمومی را به سازمانهای مسطح و افقی تبدیل می نماید.
انواع فرآیندها
فرآیندهای اصلی:
فرآیندی است که فلسفه وجودی واحد مربوطه را تشکیل داده و در ارتباط مستقیم با مشتری نهایی قرار دارد. به گام های فرآیندهای اصلی، فرآیند فرعی گفته می شود.
مثال: فرآیند ارائه خدمات آموزشی
فرآیندهای پشتیبانی:
فرآیندی است که بطور غیر مستقیم و با تأمین منابع مورد نیاز فرآیندهای اصلی در جهت تأمین نیازها و انتظارات مشتری های نهایی عمل می کند.
مثال: فرآیند تأمین آموزش پرسنل
فرآیندهای مدیریت:
فرآیندهایی هستند که وظیفه هدایت و رهبری نیروی انسانی در دستیابی به اهداف سازمانی را دنبال می کنند.
مثال: فرآیند آموزش مداوم کارکنان
فعالیت های موردنیاز جهت فرایندگرایی
در تعریف فرایندگرایی چنین گفته می شود که:
روشی است که با محور قراردادن فرایندهای کسب و کار و حذف فعالیت های بدون ارزش افزوده، برای سازمان مزیت رقابتی به ارمغان می آورد.
برای اینکه یک سازمان در راه فرایندگرایی گام بردارد می بایست تمامی تلاش خود را جهت پیاده سازی موارد ذیل به کار گیرد:
الف- تشخیص فرایندها: ابتدا باید فرایندها را شناسایی کرده و برای آنها نام و عنوان برگزید. شناسایی و نامگذاری فرایندها گامی بسیار حساس و بنیادین است. پاره ای از سازمان ها به اشتباه، فعالیت های وظیفه ای کنونی را فرایند به حساب می آورند.
ب- شناسانــــدن اهمیت فرایندها به همه دست اندرکاران: گام دوم شناساندن فرایندها و اهمیت آنها به همه مدیران، کارکنان و نمایندگان دور و نزدیک است به نحوی که باید فرایندها، نام آنها، ورودی ها و خروجی ها و ارتباطات آنها برای همه افراد ملموس باشد.
ج- انتخاب معیار ارزیابی: برای اطمینان از کارکرد درست فرایندها، باید بتوان پیشرفت آنها را اندازه گرفت و در آن صورت به معیارهایی نیازمندیم. این معیارها می توانند بــرحسب ضرورت بر پایه خواسته مشتری یا بر پایه نیازهای خود سازمان مانند هزینه فرایند و به کارگیری درست منابع واقع شوند. معیارهای همگون در کارکرد فرایندی، افراد را به صورت یک تیم منسجم در خواهد آورد.
د- به کارگیری مدیریت فرایندگرا: سازمان فرایند محور بایستی همواره در به سازی فرایندهای خود بکوشد زیرا این رویکرد کاری پیوسته و مداوم است. بنابراین، عمده فعالیت مدیریتی این گونه سازمانها اداره و پیشبرد درست فـــــرایندها در بالاترین توان آنها، بهره گیری از فرصت ها در به سازی فرایندها، و پیگیری در کاربرد فرصت هاست. فرایند محوری یک طرح موقتی نبوده، بلکه راه و روشی دائمی و فراگیر است.
خلاصه: به مجموعه فعاليت هاي بهم پيوسته « فرايند » گفته مي شود كه براي ايجاد يك تغيير تعريف شده، طراحي شده اند.

علت و اثر، ترکیبی از عمل – عکس العمل دارد. علت (cause) دلیل این است چیزی اتفاق می افتد و اثر (Effect) چه اتفاقی می افتد به عنوان یک نتیجه است
به تغييرات تدريجي نسبتا پايدار در آگاهي، عقيده و رفتار گيرنده خدمت، اثر (Effect) گفته مي شود.

پیامد یا توانمندی مجموعه ای از رفتارهای ساخته شده بر اثر دانش، مهارت ها، نگرش و ” صلاحیت ” است.
به حل يك مشكل تندرستي در جامعه ناشي از ظهور آثار پايدار در تعداد قابل توجهي از گيرندگان خدمت (پوشش مناسب)، پی آمد (Outcome) گفته مي شود.
پیامد در اصطلاح؛ حالت، رویداد یا پدیده‌ای است که ممکن است در نتیجه‌ی تحقق یک برنامه، فرآیند، پیشامد، تلاش یا هر اقدام و رخداد مشابهی، در سازمان‌ها، جوامع و حتی وضعیت افراد رخ دهد و آثار و نتایج متفاوتی را در پی داشته باشد، اما از نظر سیستمی؛ تأثیر (پیش‌بینی‌شده یا پیش‌بینی نشده و غیرمنتظره) برون‌دادهای (خروجی‌های) یک سیستم بر روی محیط پیرامونی آن را پیامد می‌نامند .
در برخی از منابع شروع این فرآیند با ورود منابع(دروندادها) آغاز و با انجام فعالیت‌های مختلف در مسیر تولید ادامه یافته و در ادامه به خروج محصول(برونداد) منتهی می‌شود، اما در «برنامه‌ریزی استراتژیک پیامدنگر»، دو گام دیگر یعنی پیامدها و همچنین اثرات و نتایج آن بر محیط، سازمان و انسان نیز مورد توجه قرار می‌گیرد.
به عنوان مثال: در فرآیند ساخت یک سد که معمولاً با هدف تولید برق یا تأمین آب شرب و کشاورزی ساخته می‌شود، نیروی انسانی، پول، مصالح و ماشین آلات بخشی از منابع ورودی به سیستم تلقی می‌شوند و فعالیت‌های سیستم شامل اقداماتی مانند؛ طراحی و نقشه‌کشی، یا خاکبرداری و خاکریزی، بتن‌ریزی و امثال آن می‌شود و محصول نهایی، راه‌های دسترسی، تأسیسات، نیروگاه و سدی است که آب را پشت دیواره خود ذخیر می‌کند، حال رخدادهای حاصل از ساخت سد از جمله؛ کنترل آب‌های سطحی، تولید برق، تأمین آب شرب و آب کشاورزی و اشتغالزایی، همان پیامدهایی تلقی می‌شوند که می‌توانند دارای اثرات مثبت و یا احتمالاً منفی پیش‌بینی شده یا غیر منتظره باشند.
برخی از تأثیرات این پیامدها بر ذینفعان و محیط عبارتند از؛ تغییر شرایط جوی، افزایش منابع آب‌های زیرزمینی یا متقابلاً خشک شدن قنوات پایین دستی سد، زیر آب رفتن مناطق مسکونی یا آثارباستانی پشت سد، افزایش یا کاهش میزان شوری آب منطقه، رونق یا رکود کشاورزی، تغییر وضعیت اقتصادی و فرهنگی مردم منطقه و تغییر روند مهاجرت که پیش‌بینی دقیق و کنترل اصولی این عوامل می‌تواند تغییرات زیادی را در فرآیند، چگونگی و نتایج اجرای برنامه به همراه داشته باشد.
در مثال دیگر می‌توان به طرح توسعه شبکه گاز در کشور که با هدف ارزشمند خدمت به مردم در حال اجراست اشاره کرد، چرا که از یکسو گفته می‌شود با این گستردگی شبکه، اولاً در آینده نه چندان دور ایران نیز مانند سایر کشورها با مشکل کمبود منابع گاز مواجه و شبکه موجود عملاً، کارآیی خود را از دست خواهد داد، در حالی‌که با ۱۰ درصد هزینه گاز‌کشی فعلی به راحتی امکان ساخت یک نیروگاه گازی با مصرف به مراتب کمتر در هر شهر وجود دارد و ثانیاً خطرات احتمالی ناشی از شکستگی شبکه گاز در حوادثی مانند، زلزله بسیار سنگین و گاهی چند برابر اثرات خود زلزله برآورد شده است و از سوی دیگر، گروهی دیگر از کارشناسان معتقدند که گسترش نیروگاه‌های برق نیز؛ اولاً ریزش باران‌های اسیدی و اثر مخرب بر محیط زیست را به دنبال دارد و ثانیاً استفاده از انرژی برق مستلزم ایجاد تغییر در خطوط تولیدی کارخانجات برای عرضه محصولات گرمایشی کاملاً متکی به انرژی برق و تحول در الگوی مصرف جامعه دارد.
بنابراین می‌توان چنین استنباط کرد که اگرچه هدف همه طرح‌ها و برنامه‌ها کسب دستاوردهای کاملاً مثبت و مطلوبیت‌های موردنظر است، اما گاهی به علت غفلت متولیان ذیربط از آثار و عوارض درازمدت و جانبی طرح‌ها و برنامه‌ها، کار مطابق اهداف برنامه‌ریزی شده پیش نمی‌رود و این اِشکال همان نکته‌ای است که مدل برنامه‌ریزی استراتژیک پیامد‌نگر در صدد آن است تا با بررسی تمام زوایای کار و از طریق شناسایی و تجزیه و تحلیل همه یافته‌های مفروض، مطلوب‌ترین و بهترین راهبردها (راهبرد بهینه) را برای برون رفت از آن ارائه نماید.
در واقع «برنامه ریزی استراتژیک پیامدگرا» و «نتیجه محور» (results – based) و در یک کلام (پیامد‌نگر) به دنبال آن است تا از طریق بررسی همه جوانب کار و کشف و شناسایی تمام اثرات و نتایج احتمالی حاصل از اجرای یک برنامه‌ (اعم از مثبت و منفی)، شرایط اجرای طرح‌ها و برنامه‌ها را به شکلی هدایت نماید که اولاً در ساختن محیط آینده بیشترین و بهترین نقش ممکن را ایفا نماید و ثانیاً بهترین و بیشترین دستاورد را عاید سازمان نماید، یعنی این رویکرد نه‌ تنها به‌ جای تأثیرپذیری ناخواسته و نامطلوب، بر تأثیرگذاری مطلوب و پیش‌بینی‌شده تأکید دارد، بلکه یک روش‌شناسی قوی برای تمرکز بر پیگیری پیامدها و پرهیز از روش‌های پیچیده و مسئله‌ساز در جهت ارائه نتایج قطعی محسوب می‌شود.
اگرچه برنامه‌ریزی استراتژیک پیامدنگر با هدف کنترل، بهبود و تغییر بهینه نتایج، طراحی شده و سازمان را قادر می‌سازد تا همه چیز را با نگاه راهبردی و دوراندیشانه شکل دهد و با اینکه ارزش آن علاوه بر ارتقاء کیفیت و کمیت در اجرای بهتر برنامه و ایجاد تغییرات دلخواه نمود پیدا می‌کند، اما با این‌حال نمی‌توانیم مدعی شویم که در پایان کار با هیچ رخداد پیش بینی نشده‌ای مواجه نخواهیم شد، بلکه این‌گونه وقایع در حد کاملاً محسوسی کاهش خواهد یافت.
حال با توجه به اینکه در فرآیند این برنامه‌ریزی بومی قرار است، ضمن پیش‌بینی دقیق نتایج و اصلاح، بهبود و تغییر شرایط، نتیجه‌ای متفاوت و حتی‌المقدور پیش‌بینی شده برای دستیابی کامل و جامع به اهداف سازمان فراهم گردد، بنابراین می‌توان گفت که؛ پیامدها در ارتباط با رفتارها، مهارت‌ها، نگرش‌ها، ارزش‌ها، دانایی، شرایط و چنین مشخصه‌هایی قرار داشته و تصویر محتوایی و مکتوب آنها با واژه‌هایی همچون کاهش، گسترش، توسعه، افزایش، زدودن، شکل‌گیری، پیدایش و سایر واژه‌های مشابه آن آغاز می‌شوند، به همین دلیل باید از آن به عنوان «برنامه‌ریزی استراتژیک پیامدنگر» نام برد.

افزايش اميد به زندگي و سطح توانائي جامعه ناشي از حل يك مشكل تندرستي (متناسب با سهم آن )، حاصل نهائی (Impact) گفته می شود.
به عنوان مثال می گوییم؛ ضریب تاثیر یا Impact factor . IF یک معیار برای ارزیابی ژورنال هاست.

ضریب تاثیر (Impact factor) به شما كمك مي كند كه ارزيابی مناسبی از ژورنال به ويژه هنگامي كه با ژورنال هايي در زمينه مشابه روبرو می شوید، داشته باشيد. ضریب تاثير يك ژورنال از تقسيم نمودن تعداد موارد ارجاع به مقالات دو سال گذشته آن ژورنال در سال جاری در تمامی ژورنال ها، به تعداد مقالات منتشر شده در ژورنال در بازه دو سال گذشته حاصل مي آيد.
مثال زير نحوه محاسبه ضریب تاثیر را برای یك ژورنال فرضی در سال 2009 نشان می دهد :

فرضا اگر در سال 2014 جمعاً 80 ارجاع به یک مجله صورت گرفته باشد و در آن مجله در سال 2012 تعداد 52 مقاله و در سال 2013 تعداد 48 مقاله چاپ شده باشد، ضریب تاثیر یا ایمپکت فاکتور آن مجله از تقسیم 80 بر 100 به دست می‌آید که 0.80 است. یعنی به طور متوسط هر مقالهٔ آن نشریه 0.80 مرتبه مورد استناد مقالات دیگر قرار گرفته است. بنابراین ایمپکت فاکتور تابع یک دوره سه ساله است که دو سال آن برای چاپ مقاله ها و سال سوم مربوط به ارجاعات به مقالات دو سال قبل است.

چند نكته:

– Impact factor كه اختصارا (IF) نيز خوانده مي شود معيار ارزيابی ژورنالها در يك زمينه يا رشته خاص با يكديگر می باشد. بنابراين هرگز نبايد IF يك ژورنال فنی مهندسي به طور مثال رشته مهندسی كامپيوتر را با IF يك ژورنال پزشكی و يا حتي ژورنال فنی مهندسی در رشته مهندسی مواد مقايسه نمود.

– برخي مجلات مقالاتی را چاپ مي كنند كه حالت Review دارند. IF اين مجلات معمولا بسيار بالاتر از مجلات ديگر در يك رشته خاص مي باشد. از جمله اين مجلات مي توان به Annual Review of Cell and Developmental Biology ‏ و Annual Review of Genetics اشاره نمود. به عنوان يك نمونه در رشته مهندسي پليمر و زمينه های مرتبط با آن بالاترين IF را ژورنال Progress in polymer science دارا می باشد (IF=23.753) ولی مجلاتي مانند Biomacromolecules و Macromolecules كه معمولا به عنوان معتبرترين مجلات غير Review در اين رشته محسوب می شوند IF در حدود 4 تا 5 دارند. بدیهی است این موارد در مورد هر رشته متفاوت است‌!

– هرچند IF يك ژورنال می تواند به عنوان معياری جهت تخمين ارزش متوسط مقالات آن ژورنال به كار رود ولی باید در نظر داشت تعداد ارجاعات به مقاله های مختلف يك ژورنال می تواند بسيار متفاوت باشد. به عبارت ديگر توزيع فراوانی ارجاع به هر مقاله در يك ژورنال به هيچ عنوان يك توزيع نرمال نمی باشد. به طور مثال بيش از 90 درصد IF ژورنال بسيار معتبر Nature در سال 2004 به 25 درصد مقالات منتشر شده در اين ژورنال باز می گشت.