اصل پارتو و جوران در مدیریت و رهبری

اصل پارتو در سال ۱۹۰۶ اقتصاددان ایتالیایی ویلفردو پارتو یک فرمول ریاضی برای توصیف توزیع نابرابر ثروت در کشور خود ابداع کرد. او مشاهده کرده بود که بیست درصد از مردم بیش از هشتاد درصد ثروت را در اختیار دارند. در سالهای پایانی دهه ۱۹۴۰، دکتر ژوزف جوران به اشتباه قانون ۲۰/۸۰ را به پارتو نسبت داد و آنرا اصل پارتو خواند (که نه یک اصل بلکه یک حقیقت اجتماعی در آن سالهای ایتالیا بود). گرچه این نامگذاری اشتباه بود، لیکن اصل یا قاعده پارتو که گاهی بدین نام خوانده می شود،‌ می تواند ابزار بسیار موثری برای کمک به مدیریت اثربخش باشد.

این قاعده از کجا آمده است؟

پس از اینکه پارتو مشاهدات خود را انجام داده و فرمول خویش را ابداع نمود، بسیاری از محققین پدیده های مشابهی را در زمینه تخصصی خویش مورد بررسی قرار دادند. پیشتاز مدیریت کیفیت دکتر ژوزف جوران که در سالهای دهه ۱۹۳۰ و ۱۹۴۰ در آمریکا زندگی می کرد، یک اصل جهانشمول را شناسایی کرد که آنرا “اندکهای حیاتی و بسیارهای کم اهمیت” نامید و بصورت مکتوب در آورد. فقدان دقت کافی در کار اولیه ای که انجام داده بود باعث شد، آنرا بسط نظرات اقتصادی پارتو در زمینه ای وسیعتر بدانند. نام اصل، پارتو باقی ماند، شاید به این علت که از نامگذاری دکتر جوران برای گوش خوشایندتر بود.

در نتیجه، مشاهدات دکتر جوران از “اندک های حیاتی و بسیارهای کم اهمیت”، یعنی این اصل که بیست درصد چیزی اغلب مسئول ۸۰ درصد نتایج است، تحت عنوان اصل پارتو یا قاعده ۲۰/۸۰ باقی ماند.

این قاعده به چه معنا است؟

قاعده ۲۰/۸۰ بدین معنا است که در هرچیزی، میزان اندکی (۲۰ درصد) دارای اهمیت حیاتی و بسیاری (۸۰ درصد) کم اهمیت و یا دارای اهمیت ناچیز است. در مورد پارتو این قاعده بدین معناست که ۲۰ درصد مردم ۸۰ درصد ثروت را در اختیار دارند. در کار اولیه جوران چنین بیان شده است که ۲۰ درصد نواقص باعث ۸۰ درصد مشکلات می شوند. مدیران پروژه ها می دانند که ۲۰ درصد کار (اولین ده درصد و آخرین ده درصد) ۸۰ درصد زمان و منابع را صرف می کند. می توانیم قاعده ۲۰/۸۰ را در مورد تقریباً هرچیزی بکار ببریم، از علم مدیریت گرفته تا جهان فیزیک.

بعنوان مثال، شاید توجه کرده باشید که ۲۰ درصد از لوازم شما بیش از ۸۰ درصد فضای انبار خانه را اشغال می کنند و نیز ۸۰ درصد لوازم را ۲۰ درصد از فروشندگان عرضه کرده اند. همچنین ۸۰ درصد فروش ناشی از فعالیت ۲۰ درصد کارکنان بخش فروش است. بیست درصد کارکنان شما مسئول ۸۰ درصد مشکلات هستند اما بیست درصد دیگر، هشتاد درصد تولید را فراهم می کنند. این قاعده در هر دو مورد صادق است.

این قاعده چگونه می تواند به ما کمک کند؟

ارزش اصل پارتو برای یک مدیر در این است که به او متذکر می شود بر ۲۰ درصد چیزهای مهم تمرکز کند. از میان کارهایی که در طول روز انجام می دهیم، تنها ۲۰ درصد دارای اهمیت واقعی هستند آن ۲۰ درصد، ۸۰ درصد نتایج را تولید می کنند. باید این موارد مهم را شناسایی نموده و بر آنها تمرکز کرد. برنامه کاری روزانه خود را مرور کنید. اگر بتوان از موردی طرفنظر کرد، اگر چیزی از قلم افتاده است، بدانید که به آن۲۰ درصد امور مهم تعلق ندارد.

در آن زمان یک تئوری مدیریت رواج داشت که پیشنهاد می کرد اصل پارتو را بعنوان مولد مدیریت فوق ستاره تعبیر کنند. بنا به ادعای این تئوری، از آنجایی که ۲۰ درصد نیروهای کاری مسئول تولید ۸۰ درصد از دستاوردها هستند، ما بعنوان یک مدیر باید وقت محدود خود را بر مدیریت تنها آن ۲۰ درصد محدود کنیم، افرادیکه فوق ستاره نامیده می شوند. این تئوری مغشوش است، زیرا از این حقیقت غفلت می کند که ۸۰ درصد وقت ما صرف امور مهم می شود. کمک به افراد در جهت ارتقا و پیشرفت کاری، استفاده مناسبتری از زمان است و کمک می نماید دستاوردهای خوب مبدل به دستاوردهای فوق العاده شوند. اصل پارتو را در مورد تمام فعالیت های مان می‌توانیم بکار بریم، اما در استفاده از آن باید نهایت احتیاط و خردمندی را اعمال کرد.

اصل پارتو و یا بعبارتی قاعده ۲۰/۸۰ می تواند بعنوان یک یادآوری روزانه در خدمت ما باشد و بما یادآور شود که ۸۰ درصد زمان و انرژی خود را بر ۲۰ درصد آنچه واقعاً مهم است، متمرکز کنیم. تنها هوشمندانه کار نکنید، بلکه هوشمندانه بر روی چیزهای درست و مهم کار کنید.
رهنمودهایی از اصل پارتو در مدیریت و رهبری

اصل پارتو یا ۸۰/۲۰ کاربردها و مثال های زیادی دارد برخی از نمونه های آن در مدیریت به صورت زیر است:

وقت: ۸۰ درصد دستاوردها حاصل ۲۰ درصد، صرف وقت است،

مشورت: ۸۰ درصد وقت ما را ۲۰ درصد کارکنان می گیرند،

فرآورده ها: ۸۰ درصد سود از ۲۰ درصد فرآورده ها به دست می آید،

مطالعه: ۸۰ درصد درون مایه کتاب در ۲۰ درصد حجم آن نوشته شده است،

کار: ۸۰ درصد رضایت شغلی ناشی از ۲۰ درصد کار است،

رهبری: ۸۰ درصد تصمیم ها را ۲۰ درصد کارکنان می گیرند.

مطابق اصل پارتو، با توجه به نکات فوق و به خصوص نکته آخر، پیشنهادهای زیر برای افزایش بهره وری در سازمان پیشنهاد می شود:

باید معلوم شود ۲۰ درصد بالای جدول کارکنان چه کسانی هستند (کسانی که ۸۰ درصد تصمیم ها را اخذ می کنند)،

رهبر باید ۸۰ درصد از وقتی را که برای ملاقات با کارکنان اختصاص داده به این ۲۰ درصد اختصاص دهد،

رهبر باید ۸۰ درصد بودجه پرورش کارکنان را صرف این ۲۰ درصد کند،

رهبر باید آن ۲۰ درصد کار را که ۸۰ درصد درآمد دارد، معلوم کند و دستیاری را آموزش دهد تا آن ۸۰ درصد کارهای کم اهمیت را اداره کند. با این روش وقت بیشتری برای رسیدگی به کارهای خلاقانه باقی می ماند.

همانطور که گفتیم این اصل در همه جا و اکثر موارد کاربرد دارد که به سه مورد از آنها اشاره می شود:

۱-همانطور که دکتر جوران در تعریف خود گفت۸۰ درصد از نتایجی که به دست می آورید، نتیجه ی ۲۰ درصد از فعالیتهایی است که انجام می دهید،به عبارتی ۲۰ درصد از کارهایتان اهمیّت بیشتری نسبت به بقیه دارند و نقش مهمتری در آینده کاری شما،و بنابراین می بایست در اولویت قرار گیرند.

۲-هرگز مشکلات خود را با دیگران مطرح نکنید، زیرا ۸۰ درصد از مردم به مشکلات شما اهمیت نمی دهند و اندکی از۲۰ درصد بقیه هم از اینکه بدانند شما برای مشکلات اهمیت زیادی قائل می شوید به نوعی خوشحال می شوندو تعدادی هم جزو مشاوران و متخصصان هستند.

۳-امّا این اصل در مورد محدودیت های شما در زندگی و کار هم صدق می کند.۸۰درصد از محدودیت ها و یا عوامل بازدارنده شما در رسیدن به اهدافتان،عوامل درونی هستند.این عوامل در درون شما هستند؛در ویژگی های شخصیتی، توانایی ها،عادت ها،انضباط فردی و توانایی های بالقوه تان،فقط ۲۰ درصد از عوامل محدود کننده خارجی هستند و به سازمانی که در آن کار می کنید یا محیطی که در آن زندگی می کنید مربوط می شوند.

چگونه پارتو را رسم کنیم ؟

پس از اینکه مجموعه ای از اطلاعات عددی در مورد عوامل و ذلایل مرتبط با کیفیت محصولات تولیدی جمع آوری شد با پیروی از مراحل زیر می توانیم نمودار پارتو را رسم کنیم :

مر حله اول : اطلاعات جمع آوری شده را به صورت نزولی مرتب کنید .

مرحله دوم : اقلامی را که کمترین تاثیر را داشته به عنوان سایر دسته بندی کنید و اطلاعات آنها را با هم جمع کنید .

مرحله سوم : اطلاعات هر یک از اقلام را به صورت درصد محاسبه کنید و فراوانی تجمعی و درصد تجمعی را به دست آورید .

مرحله چهارم : نمودار پارتو را به صورت زیر رسم کنید :

الف ) محور عمودی سمت چپ نمودار برای نشان دادن اطلاعات اصلی جمع آوری شده مانند تعداد موارد ( فراوانی ) ، هزینه و غیره به کار می رود . درجه بندی این ستون بر حسب مجموع اطلاعات جمع آوری شده انجام می شود .

ب) محور افقی شامل عناوین مقوله ها ( موارد ) می باشد. این محور با توجه به تعداد مقوله ها ( شامل موارد اصلی و مقوله سایر ) به فاصله های مساوی تقسیم می شود و عناوین مربوط به موارد به ترتیب نزولی در زیر این محور ثبت می شود به طوری که مقوله سایر در انتهای سمت راست نمودار قرار می گیرد .

ج) محور عمودی سمت راست نمودار از نقطه انتهایی محور افقی ( مقوله سایر ) رسم شده و بر حسب درصد درجه بندی می شود. از این ستون برای تحلیل و تفسیر اطلاعات و نقش آنها در کل مقولات استفاده می شود .

د) نام مناسبی برای نمودار انتخاب کنید . دوره زمانی داده های مورد استفاده را ذکر کنید و منابع آنها را عنوان کنید .

مرحله پنجم : با استفاده از اطلاعات جمع آوری شده ، ستونها و منحنی نمودار را رسم کنید . برای اینکار ابتدا اطلاعات ثبت شده را براساس مقولات مرتب شده در روی محور افقی و درجه بندی محور عمودی سمت چپ ، به صورت نمودار ستونی رسم کنید. طول ستونها نشان دهنده فراوانی مقوله مورد نظر می باشد. سپس براساس درصد تجمعی و با توجه به درجه بندی محور عمودی سمت راست منحنی مربوط به درصد اقلام را ترسیم کنید.
مرحله ششم :با توجه به نمودار رسم شده نقش هر کدام از اقلام را در کل عیوب و اشکالات شناسایی کرده ، مورد بررسی و تفسیر قرار دهید .

اصل پارتو و یا به عبارتی قاعده۲۰/۸۰ می تواند به عنوان یک یادآوری روزانه در خدمت ما باشد و به ما یادآور شود که ۸۰ درصد

زمان و انرژی خود را روی  ۲۰درصد آنچه واقعا مهم است، متمرکز کنیم.

تنها هوشمندانه کار نکنیم،

بلکه هوشمندانه بر روی چیزهای درست و مهم کار کنیم.

منبع: کتاب رهبری، جان ماکسول، انتشارات فردا