رهنمودهایی برای تشکیل و رهبری جلسات کمیته های بیمارستانی

چگونگی سازماندهی جلسات کمیته های بیمارستانی :

مهمترین وظایف ریاست کمیته ؛
۱- صیانت از دستور کار جلسه
۲- تلاش مدبرانه جهت مشارکت کلیه اعضا
۳- پرهیز از غرق شدن در بحث
۴- تصمیم گیری مناسب و سریع برای موارد غیر منتظره
۵- جمع بندی مطالب مطرح شده و پیگیری مصوبات
۶- تعامل عادلانه با کلیه اعضاء    و ۷- پرهیز از خود محوری

مهمترین وظایف دبیر :
۱- برنامه ریزی برای تشکیل جلسات
۲- تنظیم دستور کار جلسات
۳- پیگیری امور اجرایی مربوطه
۴- مساعدت و همکاری با رئیس

مهمترین وظایف اعضاء :
۱- مشارکت فعال در بحث کارشناسی و ارائه بحث رسا ، جامع و موثر و گویا
۲- پرهیز از خروج از دستور کار و مطالب جانبی و حاشیه ای غیر مرتبط با موضوع
۳- مساعدت و همکاری با رئیس و دبیر
۴- در صورت نیاز انجام مطالعه جهت اظهار نظر کارشناسی

ویژگی های یک جلسه مفید و موثر:
۱- حضور به موقع اعضاء
۲- فضای فیزیکی مناسب
۳- اطلاع قبلی اعضاء از جلسه و دستور کار آن
۴- حضور کارشناسان اجرایی و علمی موضوع جلسه
۵- همه اعضاء امکان و فرصت اظهارنظر داشته باشند
۶- همه اعضاء علاقمند و مشتاق اظهارنظر کارشناسی باشد
۷-اظهارات کارشناسی توسط منشی ، جامع و مانع در صورتجلسه منعکس شود
۸- مباحث جاری در کمیته سیر منطقی داشته و جمع بندی و نتیجه گیری به خوبی انجام می شود.
۹- مباحث فرعی و حاشیه ای به کلی مطرح نشود و چنانچه سهواً مطرح گردید به سرعت جریان بحث توسط رئیس جلسه به سوی دستور کار هدایت شود.
۱۰- تصمیمات و نظرات کارشناسی اعضاء چنانچه منع منطقی نداشته باشد پیگیری و به مورد اجرا گذاشته شود.
۱۱ – در صورت نیاز به تشکیل کمیته های ویژه در موضوعات خاص این کار انجام و مباحث عقیم و ابتر نماند.
۱۲-همه اعضاء شرح وظایف کمیته را به خوبی بدانند و ملکه ذهن و حافظه خود نموده باشد
۱۳- در صورت برخورد با موضوعاتی خارج شرح وظایف کمیته چنانچه در شرح وظایف کمیته های دیگر است به آنها ارجاع گردد و اگر در شرح وظایف کمیته های دیگر نبوده و موضوع با آنها نزدیکی نداشته و با کمیته قرابت بیشتری دارد به شرح وظایف آن کمیته اضافه شود (لازم است ابتدا پیشنهاد و پس از قبول پیشنهاد اقدام شود)
۱۴- سازماندهی جلسه و نقش و تکالیف اعضاء مشخص باشد.
۱۵- ریاست جلسه با تسلط کارشناسی بر مباحث جاری جریان آن را به خوبی هدایت نماید.
۱۶-اغراض و حب و بغض های شخصی عرصه حضور نیابند.
۱۷-اهداف عالی سازمانی به عنوان هدف نهایی تمام فعالیت ها در کمیته همواره مدنظر باشند.
۱۸- تمامی اعضاء از نقش و حضور خود و دیگران در جلسه احساس رضایت داشته باشند
۱۹- وجود برنامه مدون برگزاری جلسات.

آفات برگزاری جلسات :
۱- عدم اطلاع قبلی اعضاء از زمان و دستور کار جلسه
۲- مشخص ننمودن دستور کار جلسه
۳- تأخیر در شروع جلسه
۴- عدم حضور به موقع اعضاء جلسه
۵- طولانی شدن زمان جلسه
۶- عدم حضور کارشناسان خبره کمیته و موضوع دستور جلسه
۷- انحراف بحث از دستور کار جلسه و مطرح نمودن مباحث حاشیه ای
۸- تشکیل جلسات در ساعات نامطلوب و به گونه ای که شرکت کنندگان از آرامش کامل روانی برخوردار نباشند.
۹- عدم تعهد مدیریت بیمارستان به نظرات کارشناسی.
۱۰-انتظار اعضاء کمیته که همه مصوبات بلااستثناء و بدون توجه به سایر محدودیتها اجرا گردد.
۱۱ -ترک جلسات توسط اعضاء بدون عذر موجه یا بدون توضیح علت آن.
۱۲- عدم وجود فضای فیزیکی مناسب.
۱۳- عدم وجود دیدگاه صحیح مدیریت بیمارستان به مدیریت مشارکتی و عدم اعتقاد به برگزاری کمیته ها.
-۱۴ عدم پیش بینی منابع لازم جهت برگزاری کمیته ها.
۱۵-عدم توجیه و آموزش کافی اعضاء کمیته ها برای فعالیت موفق در کمیته ها.
۱۶- سرپوش گذاشتن برروی معایب به جای چاره جویی برای رفع آنها.
۱۷- عدم توجیه مسئولین در سطوح مختلف.
۱۸- برخورد سلیقه ای مدیران با کمیته ها.
۱۹- عدم انگیزش مثبت پرسنل توسط مدیریت برای برگزاری کمیته های بیمارستانی.
۲۰-درگیری بیش از حد یا اعمال نظر مسئولین در کمیته ها.
۲۱- نقص حضور اعضاء و از جمله مسئولین اجرایی در کمیته ها.
۲۲- عدم اجرای دقیق مصوباتی که باید توسط پزشکان رعایت شود.
۲۳-عدم اجرای مصوبات کمیته ها.
۲۴- تشکیل جلسات زائد و یا هدایت نشده که منجر به فوت وقت گردد.
۲۵- فقدان نظام پاداش دهی متناسب با فعالیت اعضاء .
۲۶-عدم پیگیری مصوبات کمیته ها تا حصول نتیجه.
۲۷-عدم اداره صحیح و سازماندهی جلسات ( مشخص بودن رئیس ، منشی ، ناظر ، دبیر و سایر اعضاء و توجیه ایشان نسبت به وظایف خود)

برنامه ریزی برای بهبود کیفی کمیته های بیمارستان:
در راستای تحقق اهداف بیمارستان و اجرای استانداردهای اعتباربخشی خواهشمند است دبیران محترم کمیته ها در برگزاری جلسات مرکز به نکات ذیل توجه فرمایند:
۱- کمیته ها طبق جدول زمانبندی به طور منظم تشکیل و تمامی صورتجلسات در هفته اول برگزاری تنظیم و یک نسخه در اختیار مسول واحد بهبود کیفیت مرکز گذاشته شود
۲- دبیران کمیته ها در جهت کیفی نمودن جلسات مستند سازی و پایش عملکرد کمیته ها برنامه ریزی نمایند.
۳- دبیران کمیته ها باید با توجه به اهداف و رسالت تعیین شده کمیته ها را برگزار و برای اعضا دعوتنامه کتبی با درج دستور جلسه و زمان شروع و پایان جلسه داده شود.
۴- صورتجلسات باید در فرمت مخصوص ثبت و نوشتن افراد حاضر و غایبین جلسه الزامی می باشد.
۵- تصمیمات متخذه در جلسات باید در جلسات بعدی پیگیری شوند و تحقق یا عدم تحقق مصوبات قبلی کمیته ها مشخص شوند و مصوبات کمیته ها دارای نتیجه مشخص در جلسات بعدی باشد.

جهت تحقق اهداف بیمارستان و کمک به برنامه‌ریزی ، سازماندهی و هماهنگی فعالیت‌های بیمارستانی و ایجاد زمینه جهت مشارکت فعال همه پرسنل کمیته‌های بیمارستانی تشکیل می‌گردد . فعالیت تمام کمیته‌های بیمارستانی ضروریست و کمیته‌ها به منزله بازوی مدیریت بیمارستان و مکمل آن خواهند بود .

وظایف کلی و اهداف اصلی کمیته ها:
۱- تعیین خط مشی و زمینه های عملکرد بیمارستان برای تحقق اهداف و براساس موازین و رهنمودهای وزارت متبوع و دانشگاه
۲- طراحی و برنامه ریزی اجرایی جهت تحقق اهداف مزبور
۳- شناسایی مشکلات و معضلات اصلی در عملکرد بیمارستان و رهیابی جهت حل آنها
۴- تلاش مستمر در جهت افزایش کیفیت و بهبود عملکرد بیمارستان و رضایت گیرندگان خدمات
۵- پیشنهاد اعضا و ترکیب زیر کمیته های بیمارستانی براساس موازین و رهنمودهای وزارت متبوع و دانشگاه و دستورالعمل اجرایی ارزشیابی
۶- پیگیری روند ارتقاءکیفیت خدمات بیمارستانی و ارزشیابی منظم و مستمر درونی بیمارستان

تهیه و تنظیم : شالچی ( مسول کمیته های بیمارستانی )

www.gums.ac.ir